Faire le bien avec des achats quotidiens – telle est la devise sur laquelle share a été fondée en 2018. Basée sur le principe « buy one-share one », l’entreprise berlinoise propose des produits de tous les jours, tels que des bouteilles d’eau, des barres de noix, des savons et de la papeterie. Un don équivalent est inclus dans chaque produit : eau potable, repas, assainissement et accès à la scolarisation. Depuis, l’entreprise socialement responsable a considérablement élargi sa gamme de produits et son équipe, s’efforçant toujours d’aider davantage de personnes dans le besoin.
Les processus de commande et de facturation entièrement manuels étaient la norme lors du lancement de l’entreprise, mais en 2019, share cherchait un meilleur moyen de soutenir ses équipes et de soutenir sa croissance rapide. En tant qu’entreprise plus récente, elle travaillait dans un environnement en évolution rapide, et il était impératif d’éviter les erreurs et le travail en double.
Matteo Dubini, responsable ERP chez share, se souvient de la situation initiale. « En termes de volumes de commandes et de factures, les capacités financières étaient déjà accaparées par des tâches répétitives. Si nous voulions continuer à nous développer, nous devions nous concentrer sur la rationalisation des processus internes et travailler à l’amélioration du retour sur investissement de nos équipes. C’est là que l’EDI a pris tout son sens ».
Bien qu’ils aient envisagé d’autres alternatives, l’EDI était une solution bien établie utilisée par la plupart de leurs partenaires commerciaux. Leur équipe a vu la possibilité d’automatiser les processus au sein de leur système Microsoft Dynamics Business Central Online.
Année de création : 2018
Industrie: Biens de consommation
Employés : plus de 100
Siège social: Berlin, Allemagne
Début du projet avec Anvaigo EDI Connect : Fin février 2020
Données fomat : EDIFACT
Première mise en service avec Anvaigo : Mi-mai 2020
Transmissions de données par mois : Environ 3000 transmissions par mois, avec une prévision de 4-5000 transmissions en 2023
Site web :
www.share.eu/en
Share recherchait une solution EDI capable de l’aider localement, afin d’éviter les malentendus et les retards dans le projet. Mais plus important encore, ils voulaient une solution offrant les avantages suivants :
Compte tenu de la croissance de leur activité, une mise en œuvre rapide était nécessaire, tout en préservant un niveau de service élevé pour leurs clients.
“Anvaigo a fait preuve d’une expérience et d’une expertise absolues, en comprenant l’activité d’actionnariat en tant que startup. Ils ont compris que nous voulions agir rapidement et préserver un niveau de service élevé, et ils ont vu le potentiel de notre entreprise en pleine croissance.”
Le premier contact a été établi entre share et Anvaigo en novembre 2019. Cependant, la startup a décidé d’élargir d’abord son équipe informatique et de solidifier les structures et processus internes avant le coup d’envoi du projet en février 2020.
Matteo a parlé de la division claire du travail dans le projet, qui a aidé tout le monde à respecter un calendrier raisonnable. Anvaigo était responsable de l’installation et de la configuration du module EDI Connect dans Business Central Online, s’occupant de tous les mappages et de la configuration, ainsi que de la phase de test unitaire, tandis que les tests d’intégration, multifonctionnels et d’acceptation par l’utilisateur ont été effectués directement par share. Ils voulaient s’assurer qu’ils comprenaient la solution et qu’ils étaient satisfaits de tout avant la mise en service.
Transactions commerciales EDI après la mise en service en 2020.
Le projet initial consistait à relier les deux plus gros clients de share, en utilisant les messages EDIFACT pour mettre en œuvre les commandes clients entrantes et les factures sortantes. Les dates de mise en service ont été échelonnées, le premier partenaire étant mis en service à la mi-mai et le second à la mi-juin. Peu après, il a été décidé d’intégrer également l’un de leurs entrepôts 3PL, ce qui a permis d’ajouter plusieurs nouveaux messages, notamment pour les livraisons, le prélèvement et l’emballage, ainsi que les rapports d’inventaire.
Lorsque les premiers indicateurs de performance clés et les premiers détails sont apparus, un point majeur a été facilement visible : il y a eu une réduction drastique des erreurs dans tous les processus entrants. Globalement, cela a conduit à une réduction des erreurs dans l’ensemble de l’entreprise, car chaque processus s’appuie sur l’autre : de la création de la commande au traitement, à l’expédition et à la facturation. La décision a alors été prise d’intégrer d’autres clients.
ICP pour la part des transactions commerciales EDI depuis la mise en service en 2020.
En plus de travailler avec le module EDI Connect, share a également mis en place la plateforme Anvaigo Managed File Transfer. « MFT est la première porte entre le système ERP de share et le reste du monde », déclare Matteo. Cette application web très utile lui permet d’avoir une vue d’ensemble de tout ce qui a été planifié et réalisé, ainsi que des transmissions planifiées qui n’ont pas eu lieu, ce qui fait de MFT un ajout essentiel à leurs processus EDI.
En octobre 2022, share exécute plus de 3500 transactions par mois via Anvaigo EDI Connect. Cela comprend 9 interfaces en direct pour 11 clients et un prestataire logistique tiers. Leurs transactions comprennent des commandes entrantes, des confirmations de bons de livraison, des réceptions de marchandises, des mouvements de stock, des rapports d’inventaire et des preuves de livraisons, ainsi que des accusés de réception de commandes, des bons de livraison et des factures. L’entreprise vise un total de 4 000 à 5 000 transactions mensuelles en 2023, alors qu’elle s’efforce d’ajouter de nouveaux clients et fournisseurs et d’améliorer l’intégration du fournisseur de services logistiques tiers.
Grâce à l’optimisation des processus de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique et des finances, share peut se concentrer davantage sur son activité principale, qui continue de se développer. Matteo conclut qu’il y a encore d’autres clients et fournisseurs qu’ils aimeraient intégrer, ainsi que des messages EDI supplémentaires pour les partenaires d’échange actuels. Son équipe cherche à rendre ces processus entièrement compatibles avec l’EDI et à continuer à laisser la solution évoluer avec l’organisation.
Visitez share.eu pour en savoir plus sur leurs produits et les projets qu’ils soutiennent.
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