Fare del bene con gli acquisti di tutti i giorni: questo è il motto con cui è stata fondata share nel 2018. Basandosi sul principio “compra uno, condividi uno”, l’azienda berlinese offre prodotti di uso quotidiano, come acqua in bottiglia, barrette di frutta secca, saponi e articoli di cancelleria. Ogni prodotto include una donazione corrispondente: acqua pulita, pasti, servizi igienici e accesso alla scuola. Da allora, l’azienda socialmente responsabile ha ampliato notevolmente la propria linea di prodotti e il proprio team, lavorando sempre per aiutare sempre più persone in difficoltà.
Al momento del lancio dell’azienda, i processi di ordinazione e fatturazione erano completamente manuali, ma nel 2019 l’azienda era alla ricerca di un modo migliore per supportare i suoi team e sostenere la sua rapida crescita. Essendo un’azienda recente, lavorava in un ambiente in rapida evoluzione ed era indispensabile evitare errori e doppio lavoro.
Matteo Dubini, ERP Manager di share, ricorda la situazione iniziale. “In termini di volumi di ordini e fatture, stavamo già consumando le capacità finanziarie con compiti ripetitivi. Se volevamo crescere ulteriormente, dovevamo concentrarci sulla semplificazione dei processi interni e lavorare per migliorare il ritorno sugli investimenti dei nostri team. È qui che è entrato in gioco l’EDI”.
Pur avendo preso in considerazione altre alternative, EDI era una soluzione consolidata e utilizzata dalla maggior parte dei loro partner commerciali. Il loro team ha visto la possibilità di automatizzare i processi all’interno del loro sistema Microsoft Business Central Online.
Anno di fondazione: 2018
Settore: Beni di consumo
Dipendenti: oltre 100
Sede centrale: Berlino, Germania
Inizio del progetto con Anvaigo EDI Connect: Fine febbraio 2020
Dati fomat: EDIFACT
Primo go-live con Anvaigo: Metà maggio 2020
Trasmissioni di dati al mese: Circa 3000 trasmissioni al mese, con una previsione di 4-5000 trasmissioni nel 2023.
Sito web:
www.share.eu/en
Share era alla ricerca di una soluzione EDI che potesse supportarli a livello locale, per evitare incomprensioni e ritardi nel progetto. Ma ancora più importante, volevano una soluzione che offrisse quanto segue:
Con la loro attività in crescita, era necessaria un’implementazione rapida, pur mantenendo un alto livello di servizio per i loro clienti.
“Anvaigo ha dimostrato di avere un’esperienza e una competenza assolute, comprendendo il business delle azioni come una startup. Hanno capito che volevamo muoverci rapidamente e mantenere un alto livello di servizio, e hanno visto il potenziale della nostra azienda in crescita”.
Il contatto iniziale tra share e Anvaigo è avvenuto nel novembre del 2019. Tuttavia, la startup ha deciso di espandere prima il proprio team IT e di solidificare le strutture e i processi interni prima di dare il via al progetto nel febbraio 2020.
Matteo ha parlato della chiara divisione del lavoro nel progetto, che ha aiutato tutti a rispettare una tempistica ragionevole. Anvaigo era responsabile dell’installazione e della configurazione del modulo EDI Connect in Business Central Online, gestendo tutte le mappature e la configurazione, nonché la fase di test dell’unità, mentre i test di integrazione, multifattoriali e di accettazione da parte degli utenti sono stati eseguiti direttamente da share. Volevano assicurarsi di aver compreso la soluzione e di essere soddisfatti di tutto prima del go-live.
Transazioni commerciali EDI dopo il lancio nel 2020.
Il progetto originale prevedeva di collegare i due maggiori clienti di Share, utilizzando i messaggi EDIFACT per implementare gli ordini di vendita in entrata e le fatture in uscita. Le date di avvio sono state scaglionate: il primo partner è entrato in funzione a metà maggio e il secondo a metà giugno. Poco dopo è stata presa la decisione di integrare anche uno dei loro magazzini 3PL, aggiungendo diversi nuovi messaggi, tra cui consegne, prelievo e imballaggio e rapporti sull’inventario.
Quando sono stati resi disponibili i primi KPI e i primi dettagli, un aspetto importante è stato facilmente visibile: c’è stata una drastica riduzione degli errori in tutti i processi in entrata. In generale, questo ha portato a una riduzione degli errori in tutta l’azienda, poiché ogni processo si basa sull’altro: dalla creazione dell’ordine all’elaborazione, fino alla spedizione e alla fatturazione. Si è quindi deciso di integrare altri clienti.
KPI per la quota di transazioni commerciali EDI dal lancio nel 2020.
Oltre a lavorare con il modulo Anvaigo EDI Connect, share ha implementato anche la piattaforma Managed File Transfer di Anvaigo. “MFT è la prima porta tra il sistema ERP di share e il resto del mondo”, afferma Matteo. Questa utilissima applicazione web gli fornisce una panoramica di tutto ciò che è stato pianificato ed è avvenuto, così come delle trasmissioni pianificate che non sono avvenute, rendendo MFT un’aggiunta fondamentale ai loro processi EDI.
A partire da ottobre 2022, Share sta eseguendo oltre 3500 transazioni mensili tramite Anvaigo EDI Connect. Questo include 9 interfacce attive per 11 clienti e un fornitore di logistica terzo. Le transazioni includono ordini in entrata, conferme di ordini di consegna, ricevute di merci, movimenti di magazzino, rapporti sull’inventario e prove di consegna, oltre a conferme di ordini in uscita, ordini di consegna e fatture. L’obiettivo è di raggiungere un totale di 4000-5000 transazioni mensili nel 2023, grazie all’aggiunta di nuovi clienti e fornitori e al miglioramento dell’integrazione con il 3PL.
Grazie all’ottimizzazione dei processi della catena di approvvigionamento, della logistica e della finanza, Share può concentrarsi maggiormente sul suo core business in continua espansione. Matteo conclude che ci sono ancora altri clienti e fornitori che vorrebbero integrare, oltre a ulteriori messaggi EDI per gli attuali partner di scambio. Il suo team sta cercando di rendere questi processi completamente compatibili con l’EDI e di continuare a far crescere la soluzione insieme all’organizzazione.
Visita share.eu per saperne di più sui prodotti e sui progetti sostenuti.
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