Beim Einkaufen Gutes tun – unter diesem Motto wurde share im Jahr 2018 gegründet. Nach dem Prinzip „buy one-share one“ bietet das Berliner Unternehmen Alltagsprodukte wie Wasserflaschen, Nussriegel, Seifen, und Schreibwaren an. In jedem Produkt ist eine thematisch passende Spende enthalten: sauberes Wasser, Mahlzeiten, sanitäre Anlagen, und Zugang zu Schulbildung. Seitdem hat das sozial verantwortliche Unternehmen sowohl seine Produktpalette als auch sein Team stark erweitert und arbeitet stetig daran, mehr Menschen in Not zu unterstützen.
Bei der Gründung des Unternehmens waren vollständig manuelle Bestell- und Rechnungsprozesse der Standard. 2019 suchte share nach einer besseren Möglichkeit, ihre jungen Teams zu unterstützen und somit ihr schnelles Wachstum, in einem sich schnell verändernden Umfeld, zu sichern. Um der steigenden Auftragslage gerecht zu werden, wurde die Vermeidung von Fehlern und Doppelarbeit immer wichtiger.
Matteo Dubini, ERP-Manager bei share, erinnert sich an die Ausgangssituation. „Was das Bestell- und Rechnungsvolumen betrifft, waren die Kapazitäten bereits durch sich wiederholende Aufgaben ausgelastet. Wenn wir weiterhin wachsen wollten, mussten wir uns auf die Optimierung interner Prozesse konzentrieren und daran arbeiten, den Return on Investment in unseren Teams zu verbessern. Genau hier kam EDI ins Spiel.“
Sie hatten zwar andere Möglichkeiten in Betracht gezogen, aber EDI war eine gut etablierte Lösung, die von den meisten ihrer Geschäftspartner genutzt wurde. Ihr Team sah darin eine einfache Möglichkeit, die Prozesse innerhalb ihres Microsoft Dynamics Business Central Online-Systems zu automatisieren.
Gründungsjahr 2018
Branche: Konsumgüter
Mitarbeiter: über 100
Hauptsitz: Berlin, Deutschland
Projektstart mit Anvaigo EDI Connect: Ende Februar 2020
Datenfomat: EDIFACT
Erstes Go-Live mit Anvaigo: Mitte Mai 2020
Datenübertragungen pro Monat: Ca. 3000 Übertragungen pro Monat, mit voraussichtlich 4-5000 Übertragungen im Jahr 2023
Webseite: www.share.eu
Share war auf der Suche nach einer EDI-Lösung, die sie vor Ort unterstützen konnte, um Missverständnisse und Verzögerungen im Projekt zu vermeiden. Aber noch wichtiger war es, eine Lösung zu finden, die folgendes anbietet:
Angesichts des wachsenden Geschäfts war eine schnelle Implementierung erforderlich, zeitgleich musste ein hohes Serviceniveau für die Kunden beibehalten werden.
“Anvaigo hat bewiesen, dass sie über die Erfahrung und Fachkenntnisse verfügen, um sowohl das Geschäft als auch die speziellen Anforderungen von share als Start-up zu verstehen. Sie haben erfasst, dass wir schnell handeln und ein hohes Serviceniveau aufrechterhalten wollten, und dabei das Potenzial unseres wachsenden Unternehmens erkannt.”
Der erste Kontakt zwischen share und Anvaigo fand im November 2019 statt. Das Startup beschloss jedoch, zunächst sein IT-Team zu erweitern und die internen Strukturen und Prozesse zu festigen, bevor das Projekt im Februar 2020 startete.
Herr Matteo Dubini erläuterte die klare Arbeitsteilung im Projekt, die allen Beteiligten half, einen vernünftigen Zeitplan einzuhalten. Anvaigo war für die Installation und Konfiguration des EDI Connect Moduls in Business Central Online verantwortlich und kümmerte sich um alle Mappings und die Einrichtung sowie um den Unit-Test. Zeitgleich wurden die Tests für die Integration, die Multifunktionalität, und die Usability direkt von share durchgeführt. Sie wollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit der Lösung arbeiten konnten und vor der Inbetriebnahme mit allem zufrieden waren.
EDI Business Transactions nach dem Livegang 2020.
Das ursprüngliche Projekt bestand darin, die beiden größten Kunden von share miteinander zu verbinden, wobei EDIFACT-Nachrichten für eingehende Kundenaufträge und ausgehende Rechnungen verwendet wurden. Die Termine für den Livegang wurden gestaffelt, wobei der erste Partner Mitte Mai und der zweite Mitte Juni in Betrieb ging. Kurz darauf wurde beschlossen, auch eines der 3PL-Lager zu integrieren und mehrere neue Nachrichten hinzuzufügen, darunter Lieferungen, Kommissionierung und Verpackung sowie Bestandsberichte.
Als die ersten KPIs und Details zur Verfügung standen, war ein wichtiger Punkt leicht zu erkennen: Es gab eine drastische Reduzierung der Fehler bei allen eingehenden Prozessen. Insgesamt führte dies zu einer Reduzierung der Fehler im gesamten Unternehmen, da jeder Prozess aufeinander aufbaute: Von der Auftragserstellung über die Bearbeitung bis hin zum Versand und der Rechnungsstellung. Daraufhin wurde die Entscheidung getroffen, weitere Kunden zu integrieren.
KPIs der share Business Transactions seit dem Livegang 2020.
Neben der Arbeit mit dem EDI-Connect-Modul hat share auch die Anvaigo Managed File Transfer-Plattform implementiert. „MFT ist das Tor zwischen dem ERP-System von share und dem Rest der Welt“, erklärt Herr Dubini. Diese sehr nützliche Webanwendung bietet ihm einen Überblick über alles was geplant war und stattgefunden hat, sowie über die geplanten Übertragungen, die noch nicht stattgefunden haben. Dies macht MFT zu einer wichtigen Ergänzung der EDI-Prozesse.
Im Oktober 2022 führte share monatlich mehr als 3500 Transaktionen über Anvaigo EDI Connect durch. Dazu gehören 9 Live-Schnittstellen für 11 Kunden und einen externen Logistikdienstleister. Zu den Transaktionen gehören eingehende Aufträge, Bestätigungen von Lieferaufträgen, Wareneingänge, Lagerbewegungen, Bestandsberichte und Liefernachweise sowie ausgehende Auftragsbestätigungen, Lieferaufträge und Rechnungen. Für das Jahr 2023 wird eine Gesamtzahl von 4000-5000 Transaktionen pro Monat anvisiert, da neue Kunden und Lieferanten hinzukommen und die Integration der 3PL verbessert werden wird.
Dank der optimierten Prozesse in den Bereichen Lieferkette, Logistik und Finanzen kann sich share mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren, während das Unternehmen weiterhin expandiert. Abschließend erklärt Herr Dubini, dass es noch weitere Kunden und Lieferanten gibt, die sie gerne integrieren würden, sowie zusätzliche EDI-Nachrichten für bestehende Austauschpartner. Sein Team ist entschlossen, diese Prozesse vollständig EDI-fähig zu machen und die Lösung weiterhin mit dem Unternehmen wachsen zu lassen.
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