Hacer el bien con las compras cotidianas: ése es el lema con el que se fundó share en 2018. Basándose en el principio de «compra uno y comparte uno», la empresa con sede en Berlín ofrece productos cotidianos, como agua embotellada, barritas de frutos secos, jabones y artículos de papelería. En cada producto se incluye una donación equivalente: agua limpia, comidas, saneamiento y acceso a la escolarización. Desde entonces, la empresa socialmente responsable ha ampliado enormemente tanto su línea de productos como su equipo, trabajando siempre para ayudar a más personas necesitadas.
Los procesos completamente manuales de pedidos y facturas eran la norma cuando la empresa se puso en marcha, pero en 2019 Share buscaba una forma mejor de apoyar a sus equipos y sostener su rápido crecimiento. Como empresa más reciente, trabajaban en un entorno que cambiaba rápidamente, y era imperativo evitar errores y duplicar el trabajo.
Matteo Dubini, responsable de ERP en share, recuerda la situación inicial. «En términos de volumen de pedidos y facturas, ya estábamos consumiendo las capacidades financieras con tareas repetitivas. Si queríamos seguir creciendo, teníamos que centrarnos en agilizar los procesos internos y trabajar para mejorar el rendimiento de la inversión en nuestros equipos. Ahí es donde entró en juego el EDI».
Aunque habían estudiado otras alternativas, EDI era una solución consolidada que utilizaban la mayoría de sus socios comerciales. Su equipo vio la oportunidad de automatizar procesos dentro de su sistema Microsoft Dynamics Business Central Online.
Año de fundación: 2018
Industria: Bienes de consumo
Empleados: más de 100
Sede central: Berlín, Alemania
Inicio del proyecto con Anvaigo EDI Connect: Finales de febrero de 2020
Fomato de datos: EDIFACT
Primera puesta en marcha con Anvaigo: Mediados de mayo de 2020
Transmisiones de datos al mes: Aprox. 3000 transmisiones al mes, con una previsión de 4-5000 transmisiones en 2023
Página web:
www.share.eu/en
Share buscaba una solución EDI que pudiera darles soporte localmente, para evitar malentendidos y retrasos en el proyecto. Pero aún más importante, querían una solución que ofreciera lo siguiente:
Con su negocio en crecimiento, era necesaria una implantación rápida, sin dejar de mantener un alto nivel de servicio para sus clientes.
“Anvaigo showed that they had absolute experience and expertise, understanding the share business as a startup. They understood that we wanted to move quickly and preserve a high level of service, and they saw the potential of our growing company.”
El contacto inicial se estableció entre share y Anvaigo en noviembre de 2019. Sin embargo, la startup decidió ampliar primero su equipo informático y consolidar las estructuras y procesos internos antes del inicio del proyecto en febrero de 2020.
Matteo habló de la clara división del trabajo en el proyecto, que ayudó a todos a mantenerse dentro de unos plazos razonables. Anvaigo fue responsable de la instalación y configuración del módulo EDI Connect en Business Central Online, encargándose de todos los mapeos y la configuración, así como de la fase de pruebas unitarias, mientras que las pruebas de integración, multifaccionales y de aceptación del usuario las realizó Share directamente. Querían asegurarse de que entendían la solución y estaban contentos con todo antes de la puesta en marcha.
Transacciones comerciales EDI tras la entrada en funcionamiento en 2020.
El proyecto original consistía en conectar a los dos mayores clientes de share, utilizando mensajes EDIFACT para implementar los pedidos de ventas entrantes y las facturas salientes. Las fechas de puesta en marcha se escalonaron: el primer socio entró en funcionamiento a mediados de mayo, y el segundo a mediados de junio. Poco después, se tomó la decisión de integrar también uno de sus almacenes 3PL, añadiendo varios mensajes nuevos, como entregas, recogida y embalaje, e informes de inventario.
Cuando se dispuso de los primeros KPI y detalles, un punto importante era fácilmente visible: se habían reducido drásticamente los errores en todos los procesos de entrada. En general, esto condujo a una reducción de los errores en toda la empresa, ya que cada proceso se basaba en los demás: desde la creación del pedido hasta el procesamiento, el envío y la facturación. Entonces se tomó la decisión de integrar a más clientes.
Indicadores clave de rendimiento de la acción Transacciones comerciales EDI desde su puesta en marcha en 2020.
Además de trabajar con el módulo EDI Connect, share también implantó la plataforma Anvaigo Managed File Transfer. «MFT es la primera puerta entre el sistema ERP de share y el resto del mundo», afirma Matteo. Esta aplicación web tan útil le proporciona una visión general tanto de todo lo que se planificó y tuvo lugar, como de las transmisiones planificadas que no se produjeron, lo que convierte a MFT en una incorporación fundamental a sus procesos EDI.
En octubre de 2022, share ejecuta más de 3500 transacciones mensuales a través de Anvaigo EDI Connect. Esto incluye 9 interfaces activas para 11 clientes y un proveedor logístico externo. Sus transacciones incluyen pedidos entrantes, confirmaciones de órdenes de entrega, entradas de mercancías, movimientos de existencias, informes de inventario y comprobantes de entrega, así como acuses de recibo de pedidos salientes, órdenes de entrega y facturas. Su objetivo es alcanzar un total de 4.000-5.000 transacciones mensuales en 2023, mientras trabajan para añadir nuevos clientes y proveedores, y mejorar la integración 3PL.
Gracias a la optimización de los procesos en la cadena de suministro, la logística y las finanzas, share puede centrarse más en su actividad principal, que sigue expandiéndose. Matteo concluye que todavía hay más clientes y proveedores que les gustaría integrar, así como mensajes EDI adicionales para los actuales socios de intercambio. Su equipo quiere que estos procesos sean totalmente EDI y que la solución siga creciendo con la organización.
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