Succesverhaal | Anvaigo EDI Connect voor share GmbH

Elektronische gegevensuitwisseling met Anvaigo EDI Connect

Een schaalbare EDI-oplossing voor een groeiende startup: Anvaigo en delen

Goed doen met alledaagse aankopen – dat is het motto waarmee share in 2018 werd opgericht. Op basis van het principe “buy one-share one” biedt het in Berlijn gevestigde bedrijf alledaagse producten aan, zoals flessen water, notenrepen, zeep en schrijfwaren. Elk product bevat een bijpassende donatie: schoon water, maaltijden, sanitaire voorzieningen en toegang tot onderwijs. Sindsdien heeft het maatschappelijk verantwoorde bedrijf zowel hun productlijn als hun team enorm uitgebreid, altijd bezig om meer mensen in nood te helpen.

Eerste situatie

Volledig handmatige order- en factuurprocessen waren de standaard toen het bedrijf van start ging, maar in 2019 was share op zoek naar een betere manier om hun teams te ondersteunen en hun snelle groei te ondersteunen. Als nieuwer bedrijf werkten ze in een snel veranderende omgeving en was het noodzakelijk om fouten en dubbel werk te voorkomen.

Matteo Dubini, ERP Manager bij share, herinnert zich de beginsituatie. “In termen van order- en factuurvolumes verbruikten we de financiële capaciteiten al met repetitieve taken. Als we verder wilden groeien, moesten we ons richten op het stroomlijnen van interne processen en werken aan het verbeteren van het rendement van onze teams. Daar kwam EDI om de hoek kijken.”

Hoewel ze naar andere alternatieven hadden gekeken, was EDI een gevestigde oplossing die door de meeste van hun zakenpartners werd gebruikt. Hun team zag de kans om processen te automatiseren binnen hun Microsoft Business Central Online systeem.

Eisen en besluitvorming

Projectuitvoering en resultaten

Het eerste contact tussen share en Anvaigo werd gelegd in november 2019. De startup besloot echter om eerst hun IT-team uit te breiden en interne structuren en processen te verstevigen voor de kick-off van het project in februari 2020.

Matteo besprak de duidelijke werkverdeling in het project, die iedereen hielp om binnen een redelijk tijdschema te blijven. Anvaigo was verantwoordelijk voor de installatie en configuratie van de EDI Connect module in Business Central Online, het afhandelen van alle mappings en setup, evenals de unit testfase, terwijl de integratie-, multifactoriële en gebruikersacceptatietests rechtstreeks door share werden uitgevoerd. Ze wilden er zeker van zijn dat ze de oplossing begrepen en tevreden waren met alles voor de go-live.

Het oorspronkelijke project was om de twee grootste klanten van share met elkaar te verbinden, waarbij EDIFACT-berichten werden gebruikt om inkomende verkooporders en uitgaande facturen te implementeren. De go-live data werden gespreid, waarbij de eerste partner half mei live ging en de tweede half juni. Kort daarna werd besloten om ook een van hun 3PL magazijnen te integreren, waarbij verschillende nieuwe berichten werden toegevoegd, waaronder leveringen, picken en verpakken en voorraadrapportages.

Toen de eerste KPI’s en details beschikbaar kwamen, was één belangrijk punt snel zichtbaar: er was een drastische vermindering van fouten in alle inkomende processen. Over het geheel genomen leidde dit tot een vermindering van fouten in het hele bedrijf, omdat elk proces op elkaar voortbouwde: van het aanmaken van orders tot het verwerken, verzenden en factureren. Vervolgens werd besloten om nog meer klanten te integreren.

Naast het werken met de EDI Connect module heeft share ook het Anvaigo Managed File Transfer platform geïmplementeerd. “MFT is de eerste poort tussen het ERP-systeem van share en de rest van de wereld”, zegt Matteo. Deze zeer nuttige webapplicatie biedt hem een overzicht van alles wat gepland was en heeft plaatsgevonden, maar ook van de geplande verzendingen die niet hebben plaatsgevonden, waardoor MFT een cruciale aanvulling is op hun EDI-processen.

EDI @ aandeel: status quo en toekomstige groei

Vanaf oktober 2022 voert share maandelijks meer dan 3500 transacties uit via Anvaigo EDI Connect. Dit omvat 9 live interfaces voor 11 klanten en een externe logistieke dienstverlener. Hun transacties omvatten inkomende orders, bevestigingen van leveringsorders, goederenontvangsten, voorraadbewegingen, voorraadrapporten en bewijzen van leveringen, evenals bevestigingen van uitgaande orders, leveringsorders en facturen. Ze mikken op een totaal van 4000-5000 transacties per maand in 2023, terwijl ze werken om nieuwe klanten en leveranciers toe te voegen en de 3PL-integratie te verbeteren.

Samenvatting

Dankzij de geoptimaliseerde processen in de toeleveringsketen, logistiek en financiën kan share zich meer richten op hun kernactiviteiten terwijl deze blijven groeien. Matteo concludeert dat er nog meer klanten en leveranciers zijn die ze zouden willen integreren, evenals extra EDI-berichten voor de huidige uitwisselingspartners. Zijn team wil deze processen volledig geschikt maken voor EDI en de oplossing laten meegroeien met de organisatie.