Czynienie dobra poprzez codzienne zakupy – to motto, zgodnie z którym w 2018 roku powstała firma Share. Opierając się na zasadzie „kup jeden – podziel się jednym”, berlińska firma oferuje produkty codziennego użytku, takie jak woda butelkowana, batony orzechowe, mydła i artykuły papiernicze. Do każdego produktu dołączona jest odpowiednia darowizna: czysta woda, posiłki, urządzenia sanitarne i dostęp do edukacji. Od tego czasu ta odpowiedzialna społecznie firma znacznie rozszerzyła zarówno swoją linię produktów, jak i zespół, zawsze starając się pomagać większej liczbie potrzebujących.
Całkowicie ręczne procesy zamówień i faktur były standardem w momencie uruchomienia firmy, ale do 2019 roku udział szukał lepszego sposobu na wsparcie swoich zespołów i utrzymanie szybkiego wzrostu. Jako nowsza firma pracowała w szybko zmieniającym się środowisku i konieczne było unikanie błędów i podwójnej pracy.
Matteo Dubini, menedżer ds. systemów ERP w firmie Share, wspomina początkową sytuację. „Jeśli chodzi o wolumeny zamówień i faktur, to powtarzalne zadania pochłaniały już nasze zasoby finansowe. Jeśli chcieliśmy dalej się rozwijać, musieliśmy skupić się na usprawnieniu procesów wewnętrznych i pracy nad poprawą zwrotu z inwestycji w naszych zespołach. W tym miejscu pojawiło się EDI”.
Chociaż rozważali inne alternatywy, EDI było dobrze ugruntowanym rozwiązaniem używanym przez większość ich partnerów biznesowych. Ich zespół dostrzegł szansę na zautomatyzowanie procesów w ramach systemu Microsoft Business Central Online.
Rok założenia: 2018
Branża: Dobra konsumpcyjne
Pracownicy: ponad 100
Siedziba główna: Berlin, Niemcy
Rozpoczęcie projektu z Anvaigo EDI Connect: Koniec lutego 2020 r.
Format danych: EDIFACT
Pierwsze uruchomienie z Anvaigo: Połowa maja 2020 r.
Transmisje danych miesięcznie: Około 3000 transmisji miesięcznie, z przewidywaną liczbą 4-5000 transmisji w 2023 r.
Strona internetowa:
www.share.eu/en
Share szukał rozwiązania EDI, które mogłoby wspierać ich lokalnie, aby uniknąć nieporozumień i opóźnień w projekcie. Ale co ważniejsze, chcieli rozwiązania, które oferowałoby następujące funkcje:
W związku z rozwojem firmy konieczne było szybkie wdrożenie, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu usług dla klientów.
„Anvaigo pokazało, że ma absolutne doświadczenie i wiedzę, rozumiejąc biznes akcji jako startup. Zrozumieli, że chcemy działać szybko i zachować wysoki poziom usług, a także dostrzegli potencjał naszej rozwijającej się firmy”.
Wstępny kontakt pomiędzy share i Anvaigo został nawiązany w listopadzie 2019 roku. Startup zdecydował się jednak najpierw powiększyć swój zespół IT i wzmocnić wewnętrzne struktury i procesy przed rozpoczęciem projektu w lutym 2020 roku.
Matteo omówił jasny podział pracy w projekcie, który pomógł wszystkim zachować rozsądny harmonogram. Anvaigo było odpowiedzialne za instalację i konfigurację modułu EDI Connect w Business Central Online, obsługę wszystkich mapowań i konfiguracji, a także fazę testów jednostkowych, podczas gdy testy integracyjne, wieloczynnikowe i akceptacji użytkownika były wykonywane bezpośrednio przez share. Chcieli mieć pewność, że rozumieją rozwiązanie i są zadowoleni ze wszystkiego przed uruchomieniem.
Transakcje biznesowe EDI po uruchomieniu w 2020 r.
Pierwotny projekt polegał na połączeniu dwóch największych klientów firmy Share, przy użyciu komunikatów EDIFACT do realizacji przychodzących zamówień sprzedaży i wychodzących faktur. Daty uruchomienia zostały rozłożone w czasie – pierwszy partner został uruchomiony w połowie maja, a drugi w połowie czerwca. Wkrótce potem podjęto decyzję o integracji jednego z magazynów 3PL, dodając kilka nowych komunikatów, w tym dostawy, kompletację i pakowanie oraz raporty dotyczące zapasów.
Kiedy pierwsze wskaźniki KPI i szczegóły stały się dostępne, jeden główny punkt był łatwo widoczny: nastąpiła drastyczna redukcja błędów we wszystkich procesach przychodzących. Ogólnie rzecz biorąc, doprowadziło to do zmniejszenia liczby błędów w całej firmie, ponieważ każdy proces opierał się na sobie nawzajem: od tworzenia zamówień po przetwarzanie, wysyłkę i fakturowanie. Następnie podjęto decyzję o integracji kolejnych klientów.
KPI dla udziału w transakcjach biznesowych EDI od momentu uruchomienia w 2020 r.
Oprócz pracy z modułem EDI Connect, share wdrożyło również platformę Anvaigo Managed File Transfer. „MFT jest pierwszą bramą między systemem ERP firmy share a resztą świata”, stwierdza Matteo. Ta bardzo przydatna aplikacja internetowa zapewnia mu przegląd zarówno wszystkiego, co zostało zaplanowane i miało miejsce, jak i zaplanowanych transmisji, które nie doszły do skutku, dzięki czemu MFT jest krytycznym dodatkiem do ich procesów EDI.
Od października 2022 r. firma Share realizuje ponad 3500 transakcji miesięcznie za pośrednictwem Anvaigo EDI Connect. Obejmuje to 9 aktywnych interfejsów dla 11 klientów i zewnętrznego dostawcy usług logistycznych. Ich transakcje obejmują zamówienia przychodzące, potwierdzenia zamówień dostaw, przyjęcia towarów, ruchy magazynowe, raporty zapasów i dowody dostaw, a także potwierdzenia zamówień wychodzących, zamówienia dostaw i faktury. W 2023 r. zamierzają realizować łącznie 4000-5000 transakcji miesięcznie, ponieważ pracują nad dodaniem nowych klientów, dostawców i ulepszeniem integracji 3PL.
Dzięki zoptymalizowanym procesom w łańcuchu dostaw, logistyce i finansach, share może bardziej skupić się na swojej podstawowej działalności, ponieważ nadal się rozwija. Matteo podsumowuje, że wciąż są kolejni klienci i dostawcy, których chcieliby zintegrować, a także dodatkowe komunikaty EDI dla obecnych partnerów wymiany. Jego zespół dąży do tego, aby procesy te były w pełni kompatybilne z EDI i aby rozwiązanie nadal rozwijało się wraz z organizacją.
Odwiedź stronę share.eu i dowiedz się więcej o ich produktach i wspieranych projektach.
Masz pytanie, potrzebujesz dodatkowych informacji lub chcesz natychmiast rozpocząć pracę? Skontaktuj się z naszym zespołem telefonicznie, e-mailem lub skorzystaj z formularza kontaktowego.
Skontaktuj się z naszym zespołem obsługi partnerów Anvaigo:
