Succesverhaal | Anvaigo Service App voor IER GmbH

Initiële situatie en vereisten

In het kader van een management buy-out verliet IER GmbH in januari 2017 het Franse moederbedrijf IER SAS en daarmee ook de op Oracle gebaseerde IT-infrastructuur. Daarna volgde de invoering van een nieuw ERP-systeem dat beter aansloot bij de eigen bedrijfsprocessen en voldeed aan de individuele eisen van IER GmbH: Microsoft Dynamics NAV.

Guido Bajus, Managing Director bij IER, herinnert zich: “We hadden al een soort Service App onder Oracle, maar die was behoorlijk verouderd. De overstap naar Dynamics bood ons de mogelijkheid om een nieuwe, moderne oplossing te introduceren, waar we ook precieze ideeën over hadden.”

De mobiele field service oplossing moet aan de volgende eisen voldoen:

• 100% offline geschikt
• compatibel met Microsoft Dynamics en Dime.Scheduler
• bruikbaar op alle mobiele apparaten
• individueel aanpasbaar
• gebruiksvriendelijk, zowel voor gebruikers als ontwikkelaars

Besluitvorming

“Naast belangrijke vereisten zoals offline mogelijkheden en integratie met Dynamics, was het ook belangrijk voor ons dat we de app gemakkelijk konden aanpassen met onze eigen middelen. Het is van cruciaal belang voor ons bedrijf dat we ons steeds weer kunnen aanpassen aan de snel veranderende procesvereisten van verschillende klantprojecten zonder extra hoge investeringen te hoeven doen in externe ontwikkelaars,” legt de heer Bajus uit. En hij voegt eraan toe: “De beslissing ten gunste van Anvaigo werd ook ingegeven door onze Dynamics Partner akquinet wiens medewerkers uitgebreide ondersteuning boden bij onze ERP-implementatie. En last but not least, vertrouwden we op hun knowhow en aanbevelingen.”

Dirk Luhmann, gevolmachtigd ondertekenaar van akquinet NEXT GmbH in Kiel, herinnert zich: “Toen we op zoek waren naar een offline buitendienstoplossing voor Microsoft Dynamics, dachten we meteen aan de Anvaigo Mobile Service App. Deze biedt gebruikers snel en eenvoudig toegang tot alle relevante gegevens uit Microsoft Dynamics. De interface en processen kunnen met een paar klikken worden aangepast aan individuele workflows. Ook de uitstekende interface tussen Dynamics, Anvaigo en de grafische planningstool Dime.Scheduler was een reden voor onze aanbeveling.”

Projectimplementatie

“De implementatie van de Anvaigo Service App is voornamelijk gedaan door onze partner akquinet als onderdeel van onze Dynamics rollout. Het totale project was zeer omvangrijk, maar het pure Anvaigo gedeelte verliep relatief eenvoudig,” herinnert Guido Bajus zich.

“De eerste stap bij de introductie van de mobiele app-oplossing was een gedetailleerde analyse van de vereisten samen met het Anvaigo team,” vervolgt de heer Bajus. “Om onze extreem snel bewegende bedrijfsprocessen te weerspiegelen, moest de standaard Service App van Anvaigo in relatief hoge mate worden aangepast, maar dit was geen probleem. Na slechts drie maanden konden we live gaan met de app en zonder vertraging overschakelen van het oude naar het nieuwe systeem.”

Dime.Scheduler werd tegelijkertijd met Anvaigo geïmplementeerd. De verschillende systemen Microsoft Dynamics, Dime.Scheduler en Anvaigo werken perfect samen.
Om up-to-date te blijven en over de modernste gebruikersinterface te beschikken, migreerde IER dit jaar zijn ERP-versie van Microsoft Dynamics NAV naar Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Implementatie van Anvaigo Service App bij IER

De servicemonteurs van IER gebruiken Anvaigo op verschillende gebieden. Vanwege de verschillende workflows zijn er drie verschillende service apps geïmplementeerd met behulp van de Anvaigo Service App Builder. Elke app is aangepast aan de specifieke vereisten en verwerkt duizenden serviceopdrachten per maand.

Procesvoorbeeld Bureaubladservice

Een typische serviceopdracht op de afdeling Desktop Service is bijvoorbeeld de eerste installatie van een pc of printer. Dispatchers plannen de serviceorders vooraf in met Dime.Scheduler. De betreffende technicus ontvangt de service order op zijn mobiele apparaat en rijdt op de aangegeven datum naar de specifieke orderlocatie. Elke werkstap, van aankomst tot de handtekening van de klant, wordt gedocumenteerd in de Anvaigo Mobile App en gesynchroniseerd met Dynamics. Zo kan de planner de voortgang van de orderverwerking volgen.

Procesvoorbeeld Luchthavenservice

De verwerking van serviceopdrachten in de luchthavenomgeving is zeer tijdkritisch en kan niet van tevoren worden gepland. Aangezien de maximale duur van het oplossen van problemen contractueel is vastgelegd, telt elke minuut. Soms heeft de technicus maar 15 minuten om de fout te vinden en op te lossen. Het aanmaken van nieuwe serviceorders in Dynamics en het toewijzen en aanmelden van technici via Anvaigo Mobile Service App is daarom volledig geautomatiseerd. Een nieuwe serviceorder wordt via pushmeldingen doorgestuurd naar de mobiele apparaten van de betreffende groep technici. Een van de medewerkers neemt de opdracht aan en geeft onmiddellijk een schatting van wanneer hij of zij ter plaatse zal zijn bij het defecte apparaat. Anvaigo synchroniseert deze informatie onmiddellijk terug naar Dynamics en van daaruit naar het IT-systeem van de klant. Alle verdere statusupdates van de technicus worden ook onmiddellijk teruggemeld. Dit geldt ook andersom, zodat beide partijen altijd over actuele informatie beschikken.

Procesvoorbeeld Openbaar Vervoer

De derde en nieuwste Anvaigo App ondersteunt IER bij het onderhouden en oplossen van problemen met ongeveer 800 kaartautomaten en ticketvalidators in het openbaar vervoer in Noordrijn-Westfalen.

Samenvatting en vooruitzichten

De implementatie van Anvaigo bespaart de servicetechnici van IER GmbH veel werk en tijd. De processtappen zijn gestandaardiseerd en de medewerkers kunnen een serviceorder sneller voltooien. Bovendien verhoogt de procesautomatisering de algemene servicekwaliteit.

“We krijgen zeer positieve feedback van onze gebruikers over de Anvaigo Mobile App”, vertelt Bajus tevreden. “Dankzij de pushmeldingen ontvangen technici nieuwe serviceopdrachten direct op hun mobiele telefoon en hoeven ze de gegevens niet eerst via e-mail te downloaden. Ook de snelle en eenvoudige bediening van de app wordt gewaardeerd. Dankzij Anvaigo kunnen servicetickets nu met slechts een paar klikken worden verwerkt en afgehandeld. Dit is vooral cruciaal voor de kritische systeemomgevingen, omdat het minimale reactietijden mogelijk maakt.”